Termin ważności oferty handlowej wyznacza, jak długo oferent pozostaje związany złożoną propozycją i do kiedy może dojść do jej przyjęcia. Znaczenie ma nie tylko sama data końcowa, lecz także sposób obliczania terminu oraz to, czy oferta została złożona bezpośrednio, czy pośrednio; w zamówieniach publicznych właściwy termin wynika natomiast z dokumentów zamówienia.
Termin wskazany w ofercie i sposób jego obliczania
Termin związania ofertą można oznaczyć datą kalendarzową albo okresem liczonym od jasno wskazanego momentu. W dokumencie należy określić, do kiedy oferta obowiązuje, albo przez jaki czas pozostają wiążące jej cena i warunki.
Okres może być liczony od doręczenia oferty lub od wskazanego dnia. Możliwe jest także powiązanie obowiązywania oferty z wyczerpaniem zapasów, ale dla większej jasności warto dodać datę graniczną. Precyzyjne wskazanie początku i końca okresu ogranicza niepewność przy ustalaniu, czy oferta nadal wiąże.
Oferta bez określonego terminu związania
Brak terminu w ofercie nie oznacza, że wiąże ona bezterminowo. Sposób ustalenia okresu związania zależy przede wszystkim od tego, czy oferta została złożona bezpośrednio, czy przesłana pośrednio.
Przy ofercie złożonej bezpośrednio potrzebne jest niezwłoczne przyjęcie; w przeciwnym razie oferta przestaje wiązać. Jeżeli została przekazana e-mailem, listem lub innym kanałem pośrednim, wiąże do upływu zwykłego czasu potrzebnego na otrzymanie odpowiedzi wysłanej bez nieuzasadnionego opóźnienia. Ocena tego czasu uwzględnia środek komunikacji oraz okoliczności transakcji.
Przyjęcie oferty po upływie terminu i jego skutki
Przyjęcie oferty po upływie okresu związania co do zasady nie prowadzi do zawarcia umowy na podstawie pierwotnej oferty, ponieważ oferent nie jest już nią związany. Taka odpowiedź może jednak, zależnie od treści i okoliczności, zostać potraktowana jako nowa oferta albo zaproszenie do negocjacji.
Odmiennie oceniane jest oświadczenie, które dotarło z opóźnieniem, choć zostało wysłane we właściwym czasie. Może ono doprowadzić do zawarcia umowy, chyba że oferent niezwłocznie zawiadomi drugą stronę, iż z powodu opóźnienia uważa umowę za niezawartą. W stałych stosunkach gospodarczych brak niezwłocznej odpowiedzi może wyjątkowo oznaczać przyjęcie oferty, a w określonych sytuacjach umowa może powstać przez przystąpienie do wykonania.
Przedłużenie terminu związania ofertą
W zamówieniach publicznych przedłużenie terminu związania ofertą służy utrzymaniu jej aktualności, gdy postępowanie nie zakończyło się przed upływem pierwotnego okresu. Zamawiający może zwrócić się do wykonawcy o pisemną zgodę na dalsze związanie ofertą, ale zgoda musi zostać udzielona przed upływem dotychczasowego terminu.
Jeżeli w postępowaniu wymagano wadium, jego ważność powinna obejmować cały przedłużony okres albo zostać zabezpieczona przez wniesienie nowego wadium. Brak zgody, odmowa jej udzielenia lub nieobjęcie przedłużonego okresu wymaganym wadium może prowadzić do odrzucenia oferty.
Termin związania ofertą w zamówieniach publicznych
W zamówieniach publicznych termin związania ofertą wynika przede wszystkim z dokumentów zamówienia, w tym ze Specyfikacji Warunków Zamówienia, a nie z ogólnego terminu ważności oferty handlowej. Określa on okres, w którym wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą, a zamawiający może oceniać ją w ramach prowadzonego postępowania.
Bieg tego terminu rozpoczyna się w dniu upływu terminu składania ofert. Dlatego przy ocenie, do kiedy oferta wiąże wykonawcę, trzeba zestawić wskazaną w dokumentach datę z terminem składania ofert oraz uwzględnić szczególne zasady właściwe dla danego postępowania. Sam upływ terminu nie jest wyłącznie kwestią organizacyjną, ponieważ wpływa na dalszą możliwość posługiwania się ofertą w postępowaniu.
Dodaj komentarz